Hướng dân thực hiện số hóa, kết nối Kho dữ liệu điện tử kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an (Kèm theo văn bản số 2603/V01-TTTTCH ngày 20/5/2022)

1. Định nghĩa, mục tiêu, yêu cầu, phạm vi của nhiệm vụ số hóa, xây dựng Kho dữ liệu điện tử kết quả thủ tục hành chính

·  Định nghĩa:

Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân là không gian điện tử riêng của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh để hỗ trợ quản lý, lưu giữ thông tin, dữ liệu điện tử liên quan đến giao dịch hành chính của tổ chức, cá nhân đó (Mục 11, Điều 3, Nghị định 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 về việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử).

· Mục tiêu:

Các thông tin được lưu giữ tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công Bộ Công an được phân tích tự động, hỗ trợ tổ chức, cá nhân:

+ Tự động điền các thông tin tại các biểu mẫu điện tử tại Cổng dịch vụ công;

+ Hỗ trợ, thông báo, gợi ý việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến người sử dụng phù hợp với nhu cầu của tổ chức, cá nhân.

(Mục 4, Điều 16, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP).

· Yêu cầu:

- Đảm bảo số hóa 100% các kểt quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ Công an theo quy định tại Khoản 2, Điều 26, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP, hoàn thành trước ngày 31/12/2025.

- Phương thức, kết quả số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện theo Điều 25, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho việc số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của Bộ Công an.

- Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong quá trình thực hiện số hóa.

· Phạm vi:

Kho dữ liệu điện tử kết quả thủ tục hành chính tại Cổng dịch vụ công Bộ Công an giúp lưu giữ các thông tin hoặc đường dẫn tới các thông tin:

+ (1) Các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính đã được tiếp nhận và giải quyết thành công; (2) Kết quả giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của bộ, cơ quan ngang bộ, địa phương.

+ Thông tin cơ bản về dữ liệu của các cá nhân, tổ chức khi đã thực hiện được việc kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu.

(Mục 3, Điều 16, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP).

2. Mô hình tổng quan hệ thống

Hình 1: Mô hình tổng quan hệ thống

Mô tả các thành phần hệ thống:

Kho dữ liệu điện tử kết quả thủ tục hành chính Bộ Công an là một hợp phần của Hệ thống Cổng Dịch vụ công của Bộ Công an, mô hình triển khai tập trung, tích hợp, chia sẻ và khai thác giấy tờ hồ sơ thủ tục hành chính với nghiệp vụ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của Cổng dịch vụ công và hệ thống một cửa điện tử, các thành phần, kết nối cụ thể như sau:

- Hệ thống Cổng dịch vụ công Bộ Công an: Cung cấp dịch vụ công trực tuyến cho công dân/tổ chức trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Hệ thống khai thác Kho quản lý dữ liệu điện tử nhằm khai thác tối đa và hiệu quả các giấy tờ liên quan của cá nhân/tổ chức đang còn hiệu lực trong công tác đăng ký và xử lý hồ sơ thủ tục hành chính.

- Kho dữ liệu điện tử kết quả thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an: Phục vụ lưu trữ hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử đã được số hóa, ký số từ hệ thống Cổng dịch vụ công đang hoạt động. Việc kết nối, chia sẻ với hệ thống Cổng dịch vụ công và hệ thống một cửa điện tử đáp ứng Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 và Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 06/12/2021.

- Các thành phần khác:

+ Hạ tầng thiết bị CNTT phục vụ vận hành hệ thống: Kho dữ liệu điện tử sử dụng nền tảng hạ tầng chung với hệ thống Cổng dịch vụ công của Bộ Công an; được nâng cấp, mở rộng phù hợp theo phạm vi và quy mô của dự án.

+ Hệ thống an toàn thông tin, bảo mật: Kho dữ liệu điện tử là một hợp phần của Cổng dịch vụ công; áp dụng các giải pháp về an toàn thông tin, an ninh dữ liệu như hệ thống Cổng dịch vụ công Bộ Công an.

- Kho dữ liệu điện tử Bộ Công an kết nối, liên thông với các hệ thống thông tin khác:

* Cổng dịch vụ công Quốc gia (Kho dữ liệu điện tử cá nhân, tổ chức trên Cổng dịch vụ công Quốc gia) để liên thông chia sẻ với các Kho dữ liệu điện tử các nhân, tổ chức của các Bộ ngành, tỉnh/thành phố khác:

+ Đồng bộ giấy tờ từ Kho dữ liệu điện tử kết quả giải quyết TTHC Bộ Công an lên Kho dữ liệu điện tử Quốc gia thông qua bản tin (API).

+ Khai thác giấy tờ cá nhân trong Kho dữ liệu điện tử Quốc gia thông qua bản tin (API).

* CSDLQG về dân cư (Hệ thống xác thực và định danh điện tử); CSDLQG về thủ tục hành chính (dùng để định danh giấy tờ liên quan đến thủ tục hành chính bao gồm: Giấy tờ đầu vào và kết quả giải quyết thủ tục hành chính) qua phần mềm giao tiếp trung gian (APIs), việc kết nối có thể theo các phương án sau:

+ Kết nối thông qua nền tảng VDXP/NDXP/NGSP đối với các kết nối ra các hệ thống ngoài phạm vi của Bộ Công an. Kết nối qua LGSP của Bộ Công an đối với các hệ thống nội bộ.

+ Trong trường hợp các nền tảng chưa sẵn sàng thì sẽ tạo kết nối trực tiếp đến các hệ thống khác.

+ Kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu giấy tờ điện tử còn hiệu lực với hệ thống Cổng dịch vụ công và một cửa điện tử của Bộ đã triển khai.

* Các hệ thống nghiệp vụ giải quyết thủ tục hành chính của các cục nghiệp vụ (A08, C08, C06, C07): Tích hợp nhận dữ liệu hồ sơ từ Cổng dịch vụ công Bộ Công an để thực hiện xử lý và trả ra kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy trình. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính sẽ được đồng bộ lên Cổng dịch vụ công Bộ Công an và lưu trữ tại Kho dữ liệu điện tử của Bộ Công an.

* Hệ thống số hóa của các đơn vị:

+ Tích hợp, chia sẻ dữ liệu giấy tờ từ các hệ thống số hóa của các đơn vị.

+ Kết nối, tích hợp thông qua các chuẩn bản tin (APIs) do Kho dữ liệu điện tử Bộ Công an cung cấp.

- Các đối tượng tham gia trong hệ thống:

+ Cá nhân, tổ chức thực hiện đăng ký, nộp hồ sơ thủ tục hành chính: Thực hiện truy cập vào Cổng dịch vụ công Bộ thông qua mạng Internet. Thực hiện các công việc theo quy trình:

(1)   Đăng ký, đăng nhập tài khoản điện tử (định danh cá nhân);

(2) Lựa chọn dịch vụ công, lựa chọn giấy tờ trong Kho dữ liệu điện tử theo tài khoản của mình;

(3) Nộp hồ sơ trực tuyến và theo dõi quá trình xử lý hồ sơ.

+ Cán bộ nghiệp vụ thủ tục hành chính sử dụng phần mềm của các Cục nghiệp vụ (A08, C06, C07, C08) hoặc tài khoản được cấp tại Kho dữ liệu điện tử kết quả giải quyết thủ tục hành chính (V01 hướng dẫn) thực hiện các công việc theo quy trình sau:

(1) Thực hiện tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức;

(2) Thực hiện số hoá, ký số (sử dụng chữ ký số của cơ quan) và lưu trữ giấy tờ (giấy tờ đầu vào và giấy tờ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính) vào Kho dữ liệu điện tử tương ứng với cá nhân, tổ chức đó.

3. Quy trình xử lý và lưu trữ giấy tờ vào Kho dữ liệu điện tử kết quả giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Công an.

Hình 2: Các luồng xử lý và lưu trữ giấy tờ vào Kho dữ liệu điện tử kết quả thủ tục hành chính Bộ Công an

(1) Quy trình đồng bộ dữ liệu điện tử kết quả thủ tục hành chính thực hiện trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an

Các thông tin được lưu trữ tại Kho dữ liệu điện tử kết quả thủ tục hành chính tại Cổng dịch vụ công của Bộ Công an được ký số, trích xuất và nhận dạng các trường dữ liệu nhằm hỗ trợ cá nhân, tổ chức tự động điền các thông tin tại các biểu mẫu điện tử; Hỗ trợ, thông báo, gợi ý việc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến người sử dụng phù hợp với nhu cầu của tổ chức, cá nhân.

Mô tả kịch bản số hóa và lưu trữ:

(2) Cán bộ nghiệp vụ số hóa (hồ sơ tiếp nhận trực tiếp)

Đối với những hồ sơ không được được tiếp nhận và xử lý trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an (hồ sơ tiếp nhận trực tiếp), cán bộ nghiệp vụ thực hiện số hóa theo hệ thống của các Cục nghiệp vụ (A08, C06, C07, C08) hoặc được cấp tài khoản truy cập vào Kho dữ liệu điện tử kết quả thủ tục hành chính của Bộ Công an (V01 hướng dẫn) để thực hiện các công việc sau:

- Số hoá và nhận dạng các trường thông tin.

- Ký số và lưu trữ giấy tờ đã số hóa định danh với một cá nhân, tổ chức thực hiện thủ tục hành chính.

(3) Tích hợp, chia sẻ dữ liệu giữa Kho dữ liệu điện tử kết quả thủ tục hành chính của Bộ Công an và hệ thống số hóa của các đơn vị

Hình 4: Mô hình kết nối, chia sẻ dữ liệu giấy tờ giữa Kho dữ liệu điện tử kết quả thủ tục hành chính của Bộ Công an và hệ thống số hóa của các đơn vị

Mô tả mô hình kết nối, trao đổi dữ liệu:

Trong trường hợp sử dụng hệ thống số hóa các Cục nghiệp vụ thì sẽ kết nối, chia sẻ dữ liệu với Kho dữ liệu điện tử thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an để đồng bộ kết quả xử lý của các đơn vị để công dân/doanh nghiệp có thể sử dụng trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính. Các công việc cần thực hiện như sau:

* Kho dữ liệu điện tử kết quả thủ tục hành chính Bộ Công an:

- Cung cấp các chuẩn bản tin, kết nối (APIs), định nghĩa các trường thông tin, dữ liệu.

- Tổng hợp các giấy tờ theo định danh của cá nhân, tổ chức.

- Trích xuất, tìm kiếm, khai thác, báo cáo thống kê và chia sẻ trong quá trình nộp hồ sơ trực tuyến.

* Các hệ thống số hóa/CSDL điện tử của đơn vị:

- Tích hợp với các bản tin, trường dữ liệu mà Kho dữ liệu điện tử Bộ Công an cung cấp.

- Thực hiện đánh giá, phân loại giấy tờ cần chia sẻ, tần suất cần đồng bộ phù hợp với hệ thống của đơn vị.

(4) Công dân/tổ chức số hóa giấy tờ cá nhân: Ngoài quy trình thực hiện gắn với hồ sơ thủ tục hành chính, Kho dữ liệu điện tử kết quả kết quả thủ tục hành chính cung cấp chức năng cho phép công dân/tổ chức có thể số hóa và lưu trữ thêm các giấy tờ khác theo nhu cầu có thể số hóa. Các giấy tờ phải có giá trị pháp lý và giá trị sử dụng để tái sử dụng trong quá trình đăng ký và thực hiện hồ sơ thủ tục hành chính.

4. Các chức năng chính của Kho dữ liệu điện tử kết quả thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an

Căn cứ theo dự thảo tài liệu hướng dẫn kỹ thuật triển khai Đề án 06 (ban hành kèm theo văn bản số 1442/BTTTT-THH ngày 20/4/2022)

6. Trách nhiệm của các đơn vị

- Văn phòng Bộ:

+ Ban hành chuẩn bản tin trao đổi dữ liệu và hướng dẫn kết nối để thực hiện kết nối với các hệ thống của các Cục nghiệp vụ. Phối hợp, làm việc với các đơn vị để tích hợp, đồng bộ với các hệ thống thông tin của các đơn vị.

+ Hướng dẫn, tập huấn và ban hành quy chế sử dụng tài khoản Kho dữ liệu điện tử thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an đối với cán bộ giải quyết thủ tục hành chính.

- Các Cục nghiệp vụ có chức năng giải quyết thủ tục hành chính (A08, C06, C07, C08)

+ Nâng cấp các phần mềm nghiệp vụ, để đồng bộ và chia sẻ dữ liệu giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, lưu trữ giấy tờ vào Kho quản lý dữ liệu điện tử theo yêu cầu.

+ Phối hợp với V01 kết nối, liên thông các chuẩn bản tin trao đổi dữ liệu theo hướng dẫn của V01 để đồng bộ, chia sẻ kết quả giải quyết thủ tục hành chính, đảm bảo toàn bộ kết quả giải quyết thủ tục hành chính được chia sẻ vào Kho quản lý dữ liệu điện tử và định danh với 1 cá nhân/tổ chức.

+ Tổ chức thực hiện và hướng dẫn Công an các đơn vị địa phương đánh giá, phân loại giấy tờ là kết quả thủ tục hành chính đang còn giá trị pháp lý, hiệu lực (giấy tờ cũ) để số hóa và chia sẻ vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của Bộ.

+ Đầu tư các thiết bị: Máy tính, máy scan/máy ảnh, máy in và các thiết bị cần thiết khác kết nối với các hệ thống thông tin để phục vụ công tác số hóa giấy tờ hồ sơ thủ tục hành chính.

- Công an các địa phương

+ Sử dụng các hệ thống của các cục nghiệp vụ để tiếp nhận và xử lý hồ sơ thủ tục hành chính.

+ Phân loại và đánh giá giấy tờ kết quả thủ tục hành chính đang còn giá trị pháp lý, hiệu lực (giấy tờ cũ) chia sẻ vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của Bộ.

+ Đầu tư các thiết bị: Máy tính, máy scan/máy ảnh, máy in và các thiết bị cần thiết khác kết nối với các hệ thống thông tin để phục vụ công tác số hóa giấy tờ hồ sơ thủ tục hành chính./.